Erste Schritte für Unternehmen
Wir freuen uns, dass ihr euch für HelloBonnie entschieden habt und euren Mitarbeitenden zukünftig die flexible Welt der HelloBonnie Smartcard bieten möchtet. 😍
Nachdem wir nun den Vertragsabschluss hinter uns gebracht haben, folgt unser schlankes Onboarding. In der folgenden Guideline findet ihr alle nötigen Informationen, um HelloBonnie für euch startklar zu machen - also ready, set, go! 🚀
1️⃣ Registrierung Eures Unternehmens 🏢
Zunächst registrieren wir euer Unternehmen auf der HelloBonnie Plattform. Die initiale Registrierung muss durch einen gesetzlichen Vertreter oder eine bevollmächtige Person der Gesellschaft durchgeführt werden (i.d.R. Gesellschafter, Geschäftsführer, Manager mit Vollmacht).
Diese Person erhält per E-Mail einen Registration Link, welcher zu einem digitalen Account Registration Prozess mit unserer Partnerbank (Swan SAS) führt, indem Daten zur jeweiligen Eurer Gesellschaft und zur Person abgefragt werden.
Falls die Person kein gesetzlicher Vertreter ist, aber bevollmächtigt sein soll, kann das Template Dokument für eine Vollmacht während des Prozesses heruntergeladen, ausgefüllt und wieder hochgeladen werden. Darüber hinaus wird in diesem Fall auch eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses eines gesetzlichen Vertreters benötigt.
Da euer Unternehmen, zusammen mit der HelloBonnie Plattform, ein Bankkonto für die Bereitstellung der Benefit Budgets erhält und die HelloBonnie Smartcards guthabenbasierte Mastercards sind, sind diese Schritte der Registrierung und Verifizierung durch unsere Partnerbank notwendig, um der Compliance des deutschen Finanzaufsichtsrecht zu entsprechen.
Wichtig!
Bitte schickt uns dazu den Namen und die E-Mail-Adresse der Person, die den Link zur Registrierung erhalten soll, an support@hellobonnie.de.
Falls euer Unternehmen mehrere Gesellschaften umfassen sollte, benötigen wir zusätzlich die Zuordnungen der jeweiligen zeichnungsberechtigten Personen, falls diese unterschiedlich sein sollten.
Der Link darf nur von der jeweiligen Person genutzt werden, die registriert werden soll. Der Link darf nicht an andere Personen geteilt werden.
Während des Registrierungsprozess kann es vorkommen, dass die Partnerbank Swan SAS auch direkt per Mail Informationen abfragt und Kontakt aufnimmt. Die registrierende Person sollte daher E-Mails der swan.io nicht außer Acht lassen. Falls während des Prozesses Probleme auftauchen sollten, schreibt uns bitte direkt an support@hellobonnie.de.
2️⃣ Einladung Admin Manager 👩🏻💻
Nach erfolgreicher Registrierung erhält die berechtigte Person Zugang zum HelloBonnie Dashboard. Innerhalb des Dashboards können nun weitere Admin Manager:innen eingeladen werden, die auch Zugang zum Dashboard erhalten sollen und das Benefit Management für die Mitarbeitenden verwalten werden.
Wichtig!
Bevor die erste Admin Manager:in Zugang zum HelloBonnie Dashboard erhält, muss diese nach ihrer/seiner Registrierung einmalig durch die berechtigte Person im Dashboard bestätigt werden. Alle weiteren Admin Manager:innen können anschließend von bereits zugelassenen Manager:innen eingeladen und bestätigt werden.
3️⃣ Onboarding Session 📞
Um den Admin Manager:innen die "Ersten Schritte" im HelloBonnie Dashboard so einfach wie möglich zu gestalten, führen wir eine gemeinsame Onboarding Session durch. In dieser Session geht es darum, die Funktionalitäten kennenzulernen und evtl. Fragen zu klären, hinsichtlich Einladungen, Benefit Aufladung, Zuweisungen, Abrechnung etc.
Wichtig!
Sucht euch für die Onboarding Session im Onboarding Kalender einen Termin aus. Gern könnt ihr zu diesem Termin alle relevanten Admin Manager:innen einladen.
Beachtet bitte, dass wir die Registrierung bei HelloBonnie immer ab dem 1. des Monats beginnen. Daher wählt am besten einen Onboarding Termin ab dem 5. des Monats, sodass ausreichend Zeit besteht, um den Registrierungsprozess vorher abzuschließen.
Falls im Anschluss an die Onboarding Session noch Fragen auftauchen sollten, nutzt jederzeit auch unser HelloBonnie Help Center. Hier findet ihr zu vielen Fragen eine Antwort.
4️⃣ Einladung der Mitarbeitenden 📩
Sobald die Admin Manager:innen Zugang zum Dashboard haben, können sie anschließend direkt alle Mitarbeiter:innen einladen. Die Einladungen können über einen individuell konfigurierbaren Invitation Link, der im Dashboard einsehbar ist, erfolgen oder per E-Mail Direkteinladung.
Alternativ könnt ihr auch einen Export (CSV-Datei) eures HR-Systems an support@hellobonnie.de bereitstellen und unser Team nimmt eine Masseneinladung der Mitarbeitenden vor - Voraussetzung ist hierfür Vorname, Nachname und E-Adresse der Mitarbeiter:innen.
Der Anmeldeprozess und die Nutzung durch die Mitarbeiter:innen ist sehr kurz und einfach gehalten. Nichtsdestotrotz stellen wir ein Benutzerhandbuch für Mitarbeiter:innen zur Erläuterung des Registrierungsprozesses und der anschließenden Nutzung von HelloBonnie zur Verfügung.
Anbei findet ihr einen E-Mail Vorschlag den ihr an die Mitarbeitenden versenden könnt:
Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass ihr ab sofort die Benefits Plattform HelloBonnie nutzen könnt. Ihr erhaltet hierzu jeden Monat ein Sachbezug-Budget, welches ihr durch die HelloBonnie-App & Smartcard sowohl regional als auch digital flexibel einsetzen könnt. Registriert euch bitte direkt unter diesem Link (→ euer individueller Einladungslink) und nutzt dazu eure Firmen-Mail-Adresse. Ein kurzes Erläuterungsvideo zur Registrierung und Funktionsweise von HelloBonnie findet ihr hier. Falls darüber hinaus Fragen bestehen sollten, wendet euch jederzeit gern an den Support von HelloBonnie unter support@hellobonnie.de. Dieser unterstützt euch sehr kurzfristig.
Wichtig!
Nach der erstmaligen Anmeldung der Mitarbeitenden müssen diese einmalig durch eine Admin Manager:in im Dashboard bestätigt werden. Wenn bereits Guthaben auf das Verrechnungskonto überwiesen wurde, können direkt die Benefit Budgets an die Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Wir bieten unseren Kunden auch die kostenfreie Option ein Tutorial Webinar inkl. Q&A für die Mitarbeitenden durchzuführen. Wenn ihr diese Option nutzen möchtet, sucht euch bitte in unserem Tutorial Kalender einen passenden Termin aus und leitet die Einladung an eure Mitarbeitenden.
Auch die Mitarbeitenden finden im HelloBonnie Help Center die Antworten auf häufig gestellte Fragen. Sollten davon abgesehen Probleme auftauchen, können die Mitarbeitenden sich an support@hellobonnie.de wenden.
5️⃣ Benefits genießen 🧡
Wenn ihr über das HelloBonnie Dashboard euer Benefit Verrechnungskonto aufgeladen habt, könnt ihr in Echtzeit Benefit Budgets den Mitarbeitenden zuweisen.
Die Mitarbeitenden erhalten dann per E-Mail eine Benachrichtigung, dass Benefit Guthaben eingetroffen ist und sie nun ihre persönlichen Benefits auswählen können.
Die Mitarbeitenden haben dabei volle Flexibilität unserer Benefit Spaces und können ihre Benefits sowohl in den Regionalen Spaces als auch in den vielfältigen Brand Spaces verwenden.
…und nun bleibt auch nichts mehr zu sagen als: Enjoy your flexible benefits!
Ihr habt eine Frage, die auch jetzt nicht beantwortet ist? Ihr seid während des Onboarding auf Probleme gestoßen? Schreibt uns einfach an support@hellobonnie.de 🙂
Euer HelloBonnie Team 🧡