Hardware Leasing ist ein modernes Konzept, bei dem Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen hochwertige IT- und Kommunikationsgeräte zur Verfügung stellen, sei es für den dienstlichen Einsatz oder, je nach Modell, auch für die private Nutzung. Der Leasingvertrag wird dabei in der Regel vom Arbeitgeber abgeschlossen, die Nutzung erfolgt über Gehaltsumwandlung oder als zusätzliche Sachzuwendung.
Das Modell bietet eine attraktive Möglichkeit, moderne Arbeitsmittel bereitzustellen, ohne hohe Einmalkosten tragen zu müssen. Mitarbeiter:innen profitieren von der Möglichkeit, hochwertige Geräte (z. B. Apple-Produkte, Microsoft Surface, Tablets oder Smartphones) günstiger zu erhalten als beim Privatkauf. Auch Zubehör wie Monitore, Tastaturen oder Headsets kann oft eingebunden werden. Je nach Gestaltung des Programms sind auch Services wie Geräteaustausch, Wartung oder Versicherung enthalten.
Steuerlich interessant wird Hardware Leasing insbesondere bei Anwendung des sogenannten „Sachbezugs“. Unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. bei reiner Überlassung ohne Gehaltsumwandlung) können Geräte sogar steuerfrei überlassen werden (§ 3 Nr. 45 EStG). Alternativ erfolgt die Finanzierung per Gehaltsumwandlung, wobei das Leasing über das Bruttogehalt erfolgt – dadurch reduziert sich das zu versteuernde Einkommen. Wichtig ist eine korrekte vertragliche Gestaltung und Dokumentation, insbesondere bei privater Nutzung.
Für Unternehmen bietet Hardware Leasing nicht nur die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter:innen technisch optimal auszustatten, sondern auch, sich als digitaler und moderner Arbeitgeber zu positionieren. Gleichzeitig können Lifecycle-Kosten optimiert werden, da Wartung, Rückgabe und ggf. Wiederverwertung über den Leasinganbieter abgewickelt werden.
Die Vorteile im Überblick:
- Für Mitarbeiter:innen: Zugang zu aktueller Hardware zu günstigen Konditionen, einfache Abwicklung, steuerliche Vorteile, hohe Flexibilität in der Gerätwahl
- Für Arbeitgeber:innen: Erhöhung der Attraktivität, moderne IT-Ausstattung ohne hohe Investitionskosten, steuerliche Effizienz, einfache Verwaltung durch Anbieter
Insgesamt passt Hardware Leasing hervorragend in eine moderne Arbeitsumgebung, die Mobilität, Flexibilität und Digitalisierung miteinander verbindet.