Die vorbereitende Lohn Buchhaltung umfasst alle notwendigen Schritte und Datenerfassungen, die vor der eigentlichen Berechnung der Löhne und Gehälter stattfinden. Sie bildet das Fundament für eine pünktliche, korrekte und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung. Man kann es als die Informationsbeschaffungs und Aufbereitungsphase im gesamten Payroll Prozess betrachten. Unabhängig davon, ob die finale Abrechnung intern in Deinem Unternehmen oder durch einen externen Dienstleister oder eine Dienstleisterin erfolgt – die Qualität der vorbereitenden Arbeit ist entscheidend für das Endergebnis. Eine sorgfältige Vorbereitung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt vorliegen, um Fehler, Verzögerungen und den damit verbundenen Korrekturaufwand zu vermeiden.
Die Aufgaben in der vorbereitenden Lohn Buchhaltung sind vielfältig und erfordern große Genauigkeit. Dazu zählen insbesondere:
- Pflege der Stammdaten: Dies beinhaltet das Anlegen neuer Mitarbeiter:innen im System mit allen persönlichen Daten (Adresse, Bankverbindung, Sozial Versicherungs Nummer, Steuer Identifikations Nummer etc.) sowie die kontinuierliche Aktualisierung bei Änderungen (z. B. Umzug, Heirat, Geburt eines Kindes, Änderung der Steuerklasse, Kirchenaustritt). Auch das Austrittsmanagement gehört dazu.
- Erfassung der Bewegungsdaten: Hier werden alle variablen, für den aktuellen Abrechnungsmonat relevanten Daten gesammelt. Das sind zum Beispiel:
- Geleistete Arbeitsstunden, insbesondere bei Stundenlohnempfänger:innen.
- Erfasste Überstunden und Ansprüche auf Zuschläge (Nacht , Sonn und Feiertagsarbeit).
- Dokumentierte Abwesenheitszeiten wie Urlaubstage, Krankheitstage (mit und ohne Anspruch auf Lohn Fortzahlung), Elternzeit oder Sonderurlaub.
- Genehmigte Reisekosten Abrechnungen und andere Spesen.
- Informationen über erreichte Ziele für Prämien oder Provisionszahlungen.
- Angaben zu Sachbezügen oder geldwerten Vorteilen, die steuer oder sozialversicherungsrechtlich relevant sind (z. B. Nutzung eines Firmenwagens).
- Mitteilungen über Gehaltsanpassungen oder Lohnänderungen.
- Informationen zu Darlehen, Vorschüssen oder Pfändungen.
- Prüfung der Daten: Die gesammelten Informationen müssen auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden, bevor sie in das Abrechnungssystem eingegeben oder an den externen Dienstleister weitergeleitet werden.
- Einhaltung von Fristen: Alle Daten müssen rechtzeitig zu festgelegten internen Stichtagen vorliegen, damit die Lohn Abrechnung pünktlich erfolgen kann. Gerade jetzt, Mitte April 2025, laufen in vielen Unternehmen die Vorbereitungen für die Abrechnung dieses Monats auf Hochtouren, und das Einhalten der Deadlines ist entscheidend.
Je nach Unternehmensgröße und Struktur sind unterschiedliche Personen und Abteilungen in die vorbereitende Lohn Buchhaltung involviert. Oft liegt die Hauptverantwortung bei der Personalabteilung (HR). Aber auch Führungs Kräfte (z. B. bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen oder Zeitnachweisen), die Mitarbeiter:innen selbst (durch die Nutzung von Systemen zur Zeit Erfassung oder die Einreichung von Belegen) und manchmal auch die Finanzabteilung tragen zur Datensammlung bei. Klare Prozesse, Zuständigkeiten und Kommunikationswege sind hier essenziell, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Die Bedeutung einer fehlerfreien Vorbereitung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Fehler in dieser Phase – seien es falsch erfasste Stunden, übersehene Steuerklassenänderungen oder vergessene Prämien – pflanzen sich direkt in die Lohn Abrechnung fort. Dies kann zu Unzufriedenheit bei den betroffenen Mitarbeiter:innen führen, Nachfragen und aufwendige Korrekturläufe verursachen und im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen (z. B. bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz oder fehlerhaften Sozial Versicherungs Meldungen). Eine genaue Erfassung ist auch bei der Nutzung von Mitarbeiter Benefits wichtig. Wenn Dein Unternehmen beispielsweise flexible Benefits über eine Plattform wie HelloBonnie anbietet, müssen die Informationen über gewählte und genutzte Leistungen, die eventuell Lohnsteuer oder Sozial Versicherungs Implikationen haben, korrekt erfasst und für die Abrechnung bereitgestellt werden. Sorgfalt in der vorbereitenden Lohn Buchhaltung ist somit der Schlüssel zu einer effizienten, korrekten und vertrauensbildenden Entgeltabrechnung.